Credit rating protection is a responsible-person notice (Ref-merkintä) recorded with Suomen Asiakastieto. It clarifies that your governance role arises from an investment, not entrepreneurship.
Because Finnish credit information links companies and their responsible persons, this clarification helps avoid spillover effects from one company’s problems to your other companies or your personal credit file.
For members
Credit Rating Protection
To apply for credit rating protection, fill in the responsible person notice and send it to FiBAN.
What is credit rating protection?
Eligible roles (in a portfolio company):
- Board Chair, Board Member, Deputy Board Member
- CEO (Managing Director)
Not typically eligible (entrepreneur interpretation):
- You are the only board member, or
- You hold a significant majority of shares.
How to get it
- Prepare the form & CSV
Download the Asiakastieto form (PDF) and the Excel/CSV attachment from the Member Portal.
Note: Send the spreadsheet as .csv (comma-delimited). - Submit via FiBAN
Email the signed form and CSV to FiBAN’s CEO at tiina.laisi-puheloinen@fiban.org.
FiBAN verifies and forwards your notice to Asiakastieto. - Processing & timeline
Once PRH (Finnish Trade Register) shows your responsible role, the note typically appears in credit databases within ~2 weeks from FiBAN’s submission.
Keep your data current
- If your role changes or ends (e.g., you resign from the board), notify FiBAN first so we can update Asiakastieto.
- You can check what data Asiakastieto hold about you through their secure online services (free once every 12 months).
Frequently Asked Questions
- Why is this data collected and who uses it?This data is collected to distinguish investor-driven governance roles from ordinary responsible roles and make this visible to stakeholders. Credit information provider (Asiakastieto) may show this note to their clients (e.g., when credit is assessed). See the privacy statements of Suomen Asiakastieto for detailed descriptions of how the information is handled.
- Can a non-Finnish citizen be registered?Yes.
- Who signs the form?
The responsible person, the investment company, and FiBAN must sign the form before submission.
- Do I need to notify if my board role changes (e.g. member → chair)?
No separate update is required for changes within the same board. Only resignations or company exits must be reported.
- Why isn’t my note visible yet?Your responsible role must first be visible in PRH (Patentti- ja rekisterihallitus). Submit/update only after PRH shows your role. Once PRH shows your responsible role, the note typically appears in credit databases within ~2 weeks from FiBAN’s submission.
Mikä on luottoluokituksen suoja (Ref-merkintä)?
Luottoluokituksen suoja (Ref-merkintä) on vastuuhenkilöilmoitus, joka rekisteröidään Suomen Asiakastiedon tietokantaan. Merkintä kertoo, että sijoittajan hallitus- tai johtotehtävä perustuu sijoitukseen, ei aktiiviseen yrittäjyyteen.
Tämä on tärkeää, koska Suomessa yritysten ja niiden vastuuhenkilöiden luottotiedot ovat teknisesti yhteydessä toisiinsa. Ilman Ref-merkintää yhden kohdeyrityksen maksuhäiriömerkintä tai konkurssi voi heikentää muiden salkkuyritysten luottokelpoisuutta — ja pahimmillaan myös sijoittajan omaa henkilökohtaista luottoluokitusta. Suojan myötä mahdolliset ongelmat yhdessä yrityksessä eivät vaikuta sijoittajan muihin kohdeyrityksiin tai hänen omiin luottotietoihinsa.
Kuka voi hakea:
- FiBANin jäsen, joka toimii vastuuhenkilönä
(hallituksen pj./jäsen/varajäsen tai toimitusjohtaja). - Merkintää ei yleensä myönnetä, jos henkilö tulkitaan yrittäjäksi
(esim. ainoa hallituksen jäsen tai merkittävä enemmistöomistaja).
Näin haet suojaa
- Lataa ja täytä lomakkeet
Lataa Asiakastieto -lomake (PDF) ja Excel/CSV-liite Jäsenportaalista.
→ Lähetä taulukko .csv (desimaalierottajana pilkku) -muodossa. - Toimita FiBANille
Lähetä allekirjoitettu lomake ja CSV-liite sähköpostilla FiBANin toimitusjohtajalle
tiina.laisi-puheloinen@fiban.org
FiBAN tarkistaa tiedot ja välittää ne edelleen Asiakastiedolle suojatun teknisen yhteyden kautta. - Käsittelyaika
Kun roolisi näkyy PRH:n kaupparekisterissä, merkintä päivittyy luottotietokantoihin yleensä noin 2 viikon sisällä FiBANin lähetyksestä.
Pidä tietosi ajan tasalla
- Ilmoita ensiksi FiBANille, kun roolisi muuttuu tai päättyy (esim. eroat hallituksesta), jotta päivitys välittyy Asiakastiedolle.
- Voit tarkistaa omat tietosi Asiakastiedon palvelussa (maksutta kerran 12 kuukaudessa).
Usein kysytyt kysymykset
- Miksi tätä tietoa kerätään ja miten sitä hyödynnetään?Tarkoituksena on tunnistaa henkilöt, joiden vastuuhenkilörooli yrityksen hallituksessa/toimitusjohtajana perustuu pääomasijoitukseen ja siten luonteeltaan poikkeaa ns. normaalista vastuuhenkilöroolista.
- Miksi tiedot pitää lähettää FiBANille?Sijoittajayhdistykset, kuten FiBAN, toimivat ilmoittajan ammattimaisuuden ja ilmoituksen vahvistajana.
- Voiko ilmoituksen tehdä ei-Suomen kansalaisesta?Kyllä.
- Kenen on allekirjoitettava lomake?
Vastuuhenkilö, sijoitusyhtiö ja FiBAN allekirjoittavat lomakkeen ennen toimittamista. Ilmoituksen voi allekirjoittaa sähköisesti.
- Täytyykö minun ilmoittaa, jos hallitusroolini muuttuu (esim. jäsenestä puheenjohtajaksi)?
Erillistä ilmoitusta ei tarvita, jos roolisi muuttuu saman hallituksen sisällä. Ilmoitus tulee tehdä vain, jos eroat tehtävästä tai poistut yrityksen hallituksesta kokonaan.
- Miksi merkintä ei vielä näy tietokannassa?Roolisi on ensin oltava näkyvissä PRH:n kaupparekisterissä ennen ilmoituksen tekemistä. Jos yhtiön järjestelyistä on ilmoitettu PHR:ään asianmukaisesti ennen kuin teet ref-pyynnön tai muutoksen, tieto rekisteröityy noin 2 työviikon kuluessa Asiakastiedon tietokantaan.